Lè w ap travay nan Excel, kèk tab rive jwenn yon gwosè olye enpresyonan. Sa a kondwi a lefèt ke gwosè a nan dokiman an ogmante, pafwa rive menm yon douzèn megabit oswa plis. Yon ogmantasyon nan pwa nan yon liv travayè Excel mennen pa sèlman nan yon ogmantasyon nan kantite lajan an nan espas li okipe sou ki gen kapasite a difisil, men, pi enpòtan, nan yon ralentissement nan vitès la nan ekzekisyon nan aksyon ak divès kalite pwosesis nan li. Senpleman mete, lè w ap travay avèk yon dokiman konsa, Excel kòmanse ralanti. Se poutèt sa, pwoblèm nan nan optimize ak diminye gwosè a nan liv sa yo vin ijan. Ann wè ki jan ou ka redwi gwosè a dosye nan Excel.
Pwosedi a pou diminye gwosè liv la
Optimize dosye a elaji yo ta dwe nan plizyè direksyon nan yon fwa. Anpil itilizatè yo pa devine, men souvan liv sa a Excel gen anpil enfòmasyon nesesè. Lè yon dosye se ti, pa gen yon peye atansyon espesyal sou li, men si dokiman an vin ankonbran, ou bezwen optimize li ak tout paramèt posib.
Metòd 1: diminye ranje a k ap travay
Ranje a ap travay se zòn nan nan ki Excel sonje aksyon yo. Lè rekalkile yon dokiman, pwogram lan rekalkile tout selil nan espas travay la. Men, li pa toujou koresponn ak ranje a nan ki itilizatè a aktyèlman ap travay. Pou egzanp, yon espas envolontè mete byen lwen anba tab la pral elaji gwosè a nan seri a ap travay nan eleman ki kote espas la sitiye. Li sanble ke lè rekalkile, Excel pral travay sou yon pakèt selil vid chak fwa. Ann wè ki jan ou ka ranje pwoblèm sa a pa egzanp yon tab espesifik.
- Premyèman, pran yon gade nan pwa li yo anvan optimize, yo konpare sa li pral apre pwosedi a. Sa a ka fè pa deplase ou nan tab la "File". Ale nan seksyon an "Detay". Nan pati dwat la nan fenèt la louvri pwopriyete prensipal yo nan liv la yo endike. Premye atik pwopriyete a se gwosè dokiman an. Kòm ou ka wè, nan ka nou an li se 56.5 kilookte.
- Premye a tout, ou ta dwe konnen ki jan reyèl zòn nan k ap travay nan fèy la diferan de youn nan ki itilizatè a reyèlman bezwen. Sa trè fasil pou fè. Nou vin nan nenpòt selil nan tablo a ak tape konbinezon an kle Ctrl + Fen. Excel imedyatman deplase nan selil ki sot pase a, ki pwogram nan konsidere kòm eleman final la nan vorkspas la. Kòm ou ka wè, nan ka patikilye nou an, sa a se liy 913383. Etandone ke tablo a aktyèlman okipe sèlman sis premye liy yo, li ka deklare ke 913377 liy yo se, an reyalite, yon chaj initil, ki pa sèlman ogmante gwosè a dosye, men, paske nan Kalkil konstan nan seri a tout antye nan pwogram nan lè fè nenpòt ki aksyon, mennen nan yon ralentissement nan travay la sou dokiman an.
Natirèlman, an reyalite, tankou yon gwo diferans ant aktyèl ranje a ap travay ak yon sèl Excel la pran pou li se byen ra, epi nou te pran tankou yon gwo kantite liy pou klè. Malgre ke, pafwa gen menm ka lè se tout zòn nan nan yon fèy konsidere kòm yon zòn travay.
- Yo nan lòd yo ranje pwoblèm sa a, ou bezwen efase tout liy yo, kòmanse nan premye vid la ak nan fen a trè nan fèy la. Pou fè sa, chwazi selil premye a, ki sitiye imedyatman anba tab la, epi tape konbinezon kle a Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Kòm ou ka wè, apre sa, tout eleman nan kolòn nan premye yo te chwazi, kòmanse nan selil la espesifye ak nan fen tab la. Lè sa a, klike sou kontni an ak bouton an sourit dwa. Nan meni kontèks louvri, chwazi atik la "Efase".
Anpil itilizatè eseye efase pa klike sou bouton an. Efase sou klavye a, men sa a pa kòrèk. Aksyon sa a efase sa ki nan selil yo, men li pa efase yo. Se poutèt sa, nan ka nou an li pa pral ede.
- Apre nou te chwazi atik la "Efase ..." nan meni an kontèks, yon ti fenèt retire selil ouvè. Nou mete nan li switch la nan pozisyon an "Chèn" epi klike sou bouton an "OK".
- Tout liy nan ranje a chwazi yo te efase. Asire w ke ou retabli liv la pa klike sou icon nan diskèt nan kwen siperyè agòch nan fenèt la.
- Koulye a, kite a wè ki jan li te ede nou. Chwazi nenpòt selil nan tablo a ak tape chemen kout la Ctrl + Fen. Kòm ou ka wè, Excel chwazi selil ki sot pase a nan tablo a, ki vle di ke li se kounye a eleman ki sot pase a nan vorkspas la nan fèy la.
- Koulye a, nou deplase nan seksyon an "Detay" onglè "File"chèche konnen ki kantite pwa dokiman nou an te redwi. Kòm ou ka wè, li se kounye a 32,5 KB. Sonje byen, anvan pwosedi optimize a, gwosè li yo te 56,5 KB. Se konsa, li te redwi pa plis pase 1.7 fwa. Men, nan ka sa a, siksè prensipal la se pa menm yon rediksyon nan pwa nan dosye a, men lefèt ke se pwogram lan kounye a egzante de rekontaj seri a pratikman rès, ki pral ogmante siyifikativman vitès la nan pwosesis dokiman an.
Si liv la gen plizyè fèy papye ke ou travay avèk, ou bezwen pote soti nan yon pwosedi ki sanble ak chak nan yo. Sa a pral pli lwen diminye gwosè a nan dokiman an.
Metòd 2: elimine redondants fòma
Yon lòt faktè enpòtan ki fè yon dokiman Excel pi lou se fòse redondants. Sa a ka gen ladan itilize nan diferan kalite polis, fwontyè, fòma nimewo, men premye nan tout li enkyetid ranpli nan selil ki gen koulè diferan. Se konsa, anvan ou fòma dosye a, ou bezwen panse de fwa, epi si li vo li fè li oswa san yo pa pwosedi sa a, ou ka fasilman fè.
Sa a se laverite espesyalman nan liv ki gen yon gwo kantite enfòmasyon, ki tèt yo deja gen yon gwosè konsiderab. Ajoute fòma nan yon liv ka ogmante pwa li yo menm plizyè fwa. Se poutèt sa, li nesesè yo chwazi "an vle di an lò" ant vizibilite a nan enfòmasyon ki prezante nan dokiman an ak gwosè a dosye, pou aplike fòma sèlman kote li se reyèlman nesesè.
Yon lòt faktè ki gen rapò ak fòma a, pondération, se ke kèk itilizatè pito fòma selil yo "ak yon maj." Sa se, yo fòma pa sèlman tab la poukont li, men tou, ranje a ki anba li, pafwa menm nan fen a nan fèy la, ak tann nan ke lè nouvo ranje yo ajoute sou tab la, li pa pral nesesè fòma yo ankò chak fwa.
Men, li pa konnen egzakteman lè nouvo liy yo pral ajoute ak konbyen yo pral ajoute, epi ak tankou fòma preliminè ou pral fè dosye a menm kounye a, ki pral gen tou yon efè negatif sou vitès la nan travay ak dokiman sa a. Se poutèt sa, si ou te aplike fòma a nan selil vid ki pa enkli nan tablo a, Lè sa a, ou ta dwe definitivman retire li.
- Premye a tout, ou bezwen chwazi tout selil yo ki sitiye anba a ranje ak done yo. Pou fè sa, klike sou nimewo premye liy vid la sou panèl kowòdone vètikal yo. Se liy nan tout make. Apre sa sèvi ak cho konbinezon an kle ke nou deja konnen. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Apre sa, ranje a tout antye de ranje anba a pati a nan tablo a plen ak done yo make. Lè ou nan tab la "Kay" klike sou icon a "Klè"ki sitiye sou kasèt la nan blòk zouti yo Korije. Yon ti meni ouvè. Chwazi yon pozisyon nan li "Fòma Klè".
- Apre aksyon sa a nan tout selil nan seri a chwazi, fòma a pral retire li.
- Nan menm fason an, ou ka retire fòma nesesè nan tablo nan tèt li. Pou fè sa, nou chwazi selil endividyèl oswa yon ranje nan ki nou konsidere fòma yo dwe itil itil, klike sou bouton an. "Klè" Sou kasèt la ak nan lis la, chwazi atik la "Fòma Klè".
- Kòm ou ka wè, fòma a nan seri a chwazi nan tablo a te konplètman retire li.
- Apre sa, nou retounen nan ranje sa a kèk eleman fòma ke nou konsidere ki apwopriye: fwontyè, fòma nimerik, elatriye.
Etap ki anwo yo ap ede siyifikativman diminye gwosè a nan manyèl la Excel ak pi vit travay la nan li. Men, li pi bon okòmansman itilize fòma a sèlman kote li se reyèlman ki apwopriye ak nesesè, pase pase tan sou optimize dokiman an.
Leson: fòma Excel Tablo
Metòd 3: efase lyen yo
Nan kèk dokiman, yon nimewo gwo anpil nan lyen, ki soti nan kote valè yo rale. Sa a ka seryezman ralanti vitès la nan travay nan yo. Lyen ekstèn ak lòt liv enfliyanse sa a montre patikilyèman, byenke lyen entèn yo te genyen tou yon efè negatif sou vitès. Si sous la ki soti nan ki lyen a pran enfòmasyon an pa toujou ap mete ajou, se sa ki, li fè sans ranplase adrès ki referans nan selil yo ak valè nòmal. Sa ka ogmante vitès travay ak dokiman an. Ou ka wè si lyen oswa valè a se nan yon selil espesifik, ou ka nan ba fòmil la apre chwazi eleman an.
- Chwazi zòn nan ki gen lyen yo. Lè ou nan tab la "Kay", klike sou bouton an "Kopi" ki sitiye sou riban nan gwoup anviwònman yo "Clipboard".
Altènativman, apre yo fin chwazi ranje a, ou ka itilize yon konbinezon de kle cho. Ctrl + C.
- Apre nou te kopye done yo, pa retire seleksyon an nan zòn nan, men klike sou li ak bouton an sourit dwat. Meni an kontèks lanse. Nan li nan blòk la "Opsyon ensèsyon" bezwen klike sou icon a "Valè". Li sanble tankou yon piktogram ak figi yo montre.
- Apre sa, tout lyen nan zòn yo chwazi a pral ranplase ak valè estatistik.
Men, li dwe vin chonje ke opsyon sa a nan optimize yon workbook Excel se pa toujou akseptab. Li kapab itilize sèlman lè done ki soti nan sous orijinal la yo pa dinamik, sa vle di, yo pa chanje avèk tan.
Metòd 4: fòma chanjman
Yon lòt fason pou diminye gwosè dosye a se chanje fòma li yo. Metòd sa a pwobableman ede plis pase nenpòt ki lòt konsentre liv la, byenke opsyon ki anwo yo prezante tou bezwen yo dwe itilize nan konbinezon.
Nan Excel, gen plizyè fòma "natif natal" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Fòma xls la te ekstansyon baz pou vèsyon pwogram Excel 2003 ak pi bonè. Li deja demode, men, kanmenm, anpil itilizatè toujou kontinye aplike. Anplis de sa, gen ka lè ou gen pou tounen nan travay ak dosye fin vye granmoun ki te kreye anpil ane de sa menm nan tan yo nan mank nan fòma modèn. Pa mansyone lefèt ke anpil pwogram twazyèm-pati ki pa konnen ki jan okipe vèsyon pita nan dokiman Excel travay ak liv ak ekstansyon sa a.
Li ta dwe te note ke liv la ak ekstansyon an xls gen yon pi gwo gwosè pase analogique modèn li yo nan fòma xlsx, ki Excel kounye a itilize kòm youn prensipal la. Premye a tout, sa a se akòz lefèt ke dosye xlsx, an reyalite, se achiv konprese. Se poutèt sa, si ou itilize ekstansyon an xls, men vle diminye pwa a nan liv la, Lè sa a, sa a ka fè tou senpleman pa resaving li nan fòma xlsx.
- Pou konvèti yon dokiman nan fòma xls nan fòma xlsx, ale nan tab la "File".
- Nan fennèt la ki ouvè, imedyatman peye atansyon sou seksyon an "Detay"kote li endike ke kounye a pwa dokiman an se 40 Kb. Apre sa, klike sou non an "Save As ...".
- Yon fenèt sove louvri. Si ou vle, ou ka ale nan yon nouvo anyè nan li, men pou pifò itilizatè yo li pi pratik nan magazen nouvo dokiman an nan menm kote ak sous la. Non liv la, si ou vle, ka chanje nan "Non File" jaden an, byen ke pa nesesèman. Pi enpòtan an nan pwosedi sa a se mete nan jaden an "File Type" siyifikasyon "Excel liv gid (.xlsx)". Apre sa, ou ka peze bouton an "OK" nan fon fenèt la.
- Apre ou fin fè ekonomi an, ale nan seksyon "Detay" onglè "File", pou wè ki kantite pwa redwi. Kòm ou ka wè, li se kounye a 13.5 KB kont 40 KB anvan pwosedi a konvèsyon. Sa vle di, se sèlman yon sèl prezèvasyon nan yon fòma modèn ki pèmèt nou konpresyon liv la prèske twa fwa.
Anplis de sa, nan Excel gen yon lòt fòma xlsb modèn oswa yon liv binè. Nan li, se dokiman an ki estoke nan kodaj binè. Dosye sa yo peze menm mwens pase liv xlsx. Anplis de sa, lang lan nan kote yo ekri yo se pi pre Excel. Se poutèt sa, li travay ak liv sa yo pi vit pase ak nenpòt ki lòt ekstansyon. An menm tan an, liv la nan fòma a espesifye an tèm de fonksyonalite ak posibilite pou lè l sèvi avèk divès kalite zouti (fòma, fonksyon, grafik, elatriye) se pa enferyè a fòma xlsx ak depase fòma a xls.
Rezon prensipal ki fè xlsb pa t 'vin fòma a default nan Excel se ke pwogram twazyèm-pati diman travay avèk li. Pou egzanp, si ou bezwen ekspòtasyon enfòmasyon ki soti nan Excel nan pwogram nan 1C, sa a ka fè ak xlsx oswa xls dokiman, men pa ak xlsb. Men, si ou pa planifye pou transfere done nan nenpòt pwogram twazyèm pati, Lè sa a, ou ka san danje sove dokiman an nan fòma xlsb. Sa a pral pèmèt ou diminye gwosè dokiman an epi ogmante vitès travay la.
Pwosedi a pou konsève pou yon dosye nan ekstansyon an xlsb se menm jan ak yon sèl la nou te fè pou ekstansyon an xlsx. Nan tab la "File" klike sou atik la "Save As ...". Nan louvri fenèt la sove nan jaden an "File Type" bezwen chwazi yon opsyon "Excel binè liv gid (* .xlsb)". Lè sa a, klike sou bouton an. "Sove".
Nou gade pwa dokiman an nan seksyon an. "Detay". Kòm ou ka wè, li te diminye menm plis e se kounye a sèlman 11.6 KB.
Rezime, nou ka di ke si w ap travay ak yon dosye nan yon fòma, fason ki pi efikas diminye gwosè li yo se re-sove nan xlsx modèn oswa xlsb fòma. Si ou deja ap itilize sa yo ekstansyon dosye, Lè sa a, diminye pwa yo, ou ta dwe kòrèkteman configured vorkspas la, retire fòse redondants ak lyen nesesè. Ou pral jwenn retounen nan pi gran si ou fè tout aksyon sa yo nan yon konplèks, epi yo pa limite tèt ou bay jis yon sèl opsyon.
